Quản lý danh mục hồ sơ

Phù hợp với quy chế về quản lý văn bản hoặc với hướng dẫn quản lý hồ sơ của doanh nghiệp, trong chương trình có thể tùy chỉnh danh mục hồ sơ mà sau này được dùng để tạo các hồ sơ mới (quyển) và để sao chép các văn bản đã thực hiện đưa vào hồ sơ. Mỗi hồ sơ (quyển) tượng trưng cho thư mục giấy mà chuyển vào đó tài liệu dưới dạng giấy tờ truyền thống. Nếu hồ sơ đã đóng thì chương trình không cho phép sao chép tài liệu đã chuyển vào hồ sơ đó.

 5_1as.png

Đối với mỗi hồ sơ (quyển) có thẻ mà trên đó có thể chỉ ra mã hiệu, thể loại, thời hạn bảo quản, danh sách các điều khoản, dấu của hội đồng xác định giá trị tài liệu.

5_1bs.png

Danh sách hồ sơ được duyệt bởi người lãnh đạo doanh nghiệp và được tiến hành do người chịu trách nhiệm về thông tin tra cứu.

Danh sách hồ sơ năm nay có thể được tự động chuyển sang năm sau.

In và quét ảnh

Danh mục hồ sơ có thể được đưa ra in theo dạng thông thường. Văn bản giấy in ra được chứng thực bởi chữ ký giám đốc và con dấu doanh nghiệp. 

Ngoài ra chương trình cho phép in bản mẫu các quản lý hồ sơ khác nhau mà cần để hỗ trợ quản lý hồ sơ về giấy tờ, ví dụ:

  • bìa hồ sơ;

  • mục lục văn bản;

  • chứng từ kết thúc;

  • thẻ thay thế hồ sơ.

Khi in nhiều bản mẫu có thể đưa ra tên gọi doanh nghiệp và họ tên người chịu trách nhiệm, ví dụ, giám đốc doanh nghiệp, lãnh đạo bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tài liệu…

Văn bản giấy bất kỳ có thể được quét ảnh và kết nhập vào cơ sở thông tin từ máy quét ảnh kiểu bất kỳ có hỗ trợ chuẩn TWAIN. Sau khi kết thúc quá trình quét ảnh sẽ tự động tạo bản sao văn bản (tệp) điện tử. Dựa trên tệp này có thể tạo văn bản nội bộ để sao chép đưa vào hồ sơ.

Khi cần trên thẻ văn bản có thể ra thông tin về thành phần phiên bản giấy của văn bản.

  • số lượng tờ;

  • số lượng phụ lục;

  • số lượng tờ trong các phụ lục.

Nhật ký chuyển giao

Đối với mỗi văn bản nội bộ, văn bản đi hoặc văn bản đến đều có thẻ văn bản. Từ thẻ văn bản đến, đi và nội bộ có thể truy cập nhật ký chuyển giao. Nhật ký này có bản ghi về việc chuyển giao văn bản giấy hoặc bản sao cho nhân viên và sự hoàn trả văn bản đã giao. Có chỉ định người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ.

 5_3as.jpg

Có thể chuẩn bị và in báo cáo bằng dữ liệu của nhật ký chuyển giao văn bản đang ở chỗ nhân viên.

 5_3bs.png